Inkasso Tipps – So mahnen Sie richtig!


Nichts be­las­tet die Li­qui­di­tät ei­nes Un­ter­neh­mens wie säu­mi­ge Schuld­ner und vie­le of­fe­ne For­de­run­gen. Mit ei­nem op­ti­mal auf­ge­stell­ten Mahn­we­sen und ei­nem In­kas­so mit Fin­ger­spit­zen­ge­fühl schüt­zen Sie Ih­re ei­ge­ne Li­qui­di­tät und ver­mei­den Forderungsausfälle.

Ein in­ef­fi­zi­en­tes For­de­rungs­ma­nage­ment ist oft der ho­hen Aus­las­tung durch das Ta­ges­ge­schäft ge­schul­det; für Zah­lungs­er­in­ne­run­gen, Mah­nun­gen oder In­kas­so­be­auf­tra­gun­gen bleibt schlicht­weg kei­ne Zeit. Doch hier wirkt sich Nach­läs­sig­keit, ge­ra­de bei klei­ne­ren oder noch jun­gen Un­ter­neh­men, schnell auf die ei­ge­ne Li­qui­di­tät aus und ge­fähr­det im schlimms­ten Fall die Zahlungsfähigkeit.

Im Fol­gen­den fin­den Sie wert­vol­le Tipps zum ef­fek­ti­ven und kun­den­er­hal­ten­den Vor­ge­hen, zur rich­ti­gen For­mu­lie­rung ei­ner Mah­nung, die Mög­lich­keit ei­ne kos­ten­lo­se und in­di­vi­du­ell an­pass­ba­re Mahn­vor­la­ge her­un­ter­zu­la­den und Ant­wor­ten auf die Fra­ge, wann die Be­auf­tra­gung ei­nes In­kas­so­ex­per­ten sinn­voll ist.

Tipps zum außergerichtlichen Mahnverfahren

Wenn es da­zu kommt, dass fäl­li­ge For­de­run­gen nicht frist­ge­recht be­gli­chen wer­den, gilt es ge­zielt vor­zu­ge­hen, um den Zah­lungs­ein­gang mög­lichst schnell zu ver­zeich­nen. Da­zu soll­te ein ef­fi­zi­en­ter und strin­gen­ter Mahn­lauf auf­ge­baut werden:

  • Hal­ten Sie Of­fe­ne For­de­run­gen und Fris­ten stets im Auge
  • Mah­nen Sie zeit­nah, nach Ab­lauf der ver­ein­bar­ten Zah­lungs­frist soll­te die ers­te Mah­nung zeit­nah ver­schickt werden

Im kauf­män­ni­schen Be­reich hat sich das Schrei­ben von drei Mah­nun­gen eta­bliert. Al­ler­dings emp­feh­len wir früh­zei­tig ein­zu­schrei­ten und le­dig­lich zwei Mah­nun­gen zu verschicken.

Um weitere Maßnahmen ergreifen zu können, ist es gesetzlich nicht erforderlich eine zweite oder gar dritte Mahnung zu schreiben.

Bei der ge­wähl­ten An­zahl der Mahn­stu­fen gilt zu be­den­ken, dass of­fe­ne For­de­run­gen ein Ri­si­ko für die Li­qui­di­tät der ei­ge­nen Fir­ma dar­stel­len; ein lang­wie­ri­ger Mahn­pro­zess ist da­her zu vermeiden. 

Be­reits ab Ein­tritt des Zah­lungs­ver­zu­ges be­steht die Mög­lich­keit of­fe­ne For­de­run­gen an ein In­kas­so­un­ter­neh­men zu über­ge­ben. Sinn­voll ist die­ser Schritt je­doch vor al­lem, wenn der säu­mi­ge Schuld­ner, auch nach wie­der­hol­ter  Auf­for­de­rung, nicht zahlt.

Eine verspätete Zahlung kann viele Gründe haben, daher sollte die erste Mahnung stets unvoreingenommen auf die Verspätung hinweisen.

Grün­de für ei­ne Zah­lungs­ver­spä­tung könn­ten sein:

  • Rech­nung wur­de vergessen
  • Rech­nung durch Um­zug o.Ä. nicht erhalten
  • Un­zu­frie­den­heit mit Produkt/Dienstleistung
  • Vor­satz (Be­trugs­fir­ma)
  • Zah­lungs­un­fä­hig­keit

Zur Scho­nung der Ge­schäfts­be­zie­hun­gen emp­fiehlt es sich die ers­te Mah­nung als “Zah­lungs­er­in­ne­rung” zu de­kla­rie­ren. Vor al­lem, wenn es sich um ei­nen lang­jäh­ri­gen Kon­takt han­delt, kann so ei­ne an­ge­spann­te Si­tua­ti­on ver­mie­den und even­tu­el­le Miss­ver­ständ­nis­se aus­ge­räumt wer­den.
Grund­sätz­lich gibt es kei­nen recht­li­chen Un­ter­schied zwi­schen ei­ner Zah­lungs­er­in­ne­rung und der ers­ten Mah­nung, bei­des ist le­dig­lich die Auf­for­de­rung ei­ne of­fe­ne For­de­rung zu begleichen.

Beim Ver­fas­sen des Mahn­schrei­bens sind fol­gen­de Punk­te zu beachten:

  • Der Zah­lungs­ver­zug muss klar be­nannt werden
  • Ein neu­es Zah­lungs­ziel für den Schuld­ner ist fest­zu­le­gen (üb­lich 14 Tage)
  • Die Rech­nungs­num­mer und der Be­zug zur Ori­gi­nal­rech­nung (mit dem ur­sprüng­li­chen Fäl­lig­keits­da­tum) müs­sen aus dem Schrei­ben hervorgehen

Mit der ers­ten Mah­nung wird der Schuld­ner in Ver­zug ge­setzt, erst ab der zwei­ten Mah­nung kön­nen Mahn­ge­büh­ren er­ho­ben wer­den.  Wir emp­feh­len in der ers­ten Mah­nung dar­auf hin­zu­wei­sen, dass bei Nicht­zah­lung zu­sätz­li­che Mahn­kos­ten an­fal­len bzw. ein Ver­zugs­scha­den gel­tend ge­macht oder ein In­kas­so­un­ter­neh­men, re­spek­ti­ve ein An­walt ein­ge­schal­tet wird. Ei­ne gut for­mu­lier­te Mah­nung ist oft der Schlüs­sel zu ei­nem schnel­len Zahlungseingang.

La­den Sie hier ei­ne kos­ten­lo­se Mahn­vor­la­ge herunter.

Auf wel­chem We­ge die Mah­nung den Schuld­ner er­reicht, ist recht­lich nicht fest­ge­legt. Aus Be­weis­grün­den soll­te stets die Schrift­form ge­wählt wer­den. Der pos­ta­li­sche Weg emp­fiehlt sich, be­glei­tet von ei­ner E‑Mail mit Emp­fangs­be­stä­ti­gung – So sind Sie auf der si­che­ren Seite.

Die zwei­te bzw. letz­te Mah­nung soll­te um­ge­hend nach Ver­strei­chen der, in der ers­ten Mah­nung bzw. Zah­lungs­er­in­ne­rung an­ge­ge­be­nen Frist ver­schickt wer­den. Da Sie den Schuld­ner mit der Zah­lungs­er­in­ne­rung in Ver­zug ge­setzt ha­ben, kön­nen Sie nun Ver­zugs­zin­sen und Er­satz des Ver­zö­ge­rungs­scha­dens verlangen.

In der zweiten Mahnung steht es Ihnen als Gläubiger frei Verzugszins zu berechnen.

In der zwei­ten Mah­nung steht es Ih­nen als Gläu­bi­ger frei Ver­zugs­zins zu be­rech­nen. Der Zins­satz ist ge­setz­lich durch §288 BGB ge­re­gelt und be­trägt der­zeit, ge­gen­über Ver­brau­chern fünf Pro­zent über dem Ba­sis­zins­satz und bei Rechts­ge­schäf­ten oh­ne Be­tei­li­gung von Ver­brau­chern, neun Pro­zent über dem Basiszinssatz.

Stand März 2022 be­trägt der Ba­sis­zins­satz ‑0,88%. Der Ver­zugs­zins wä­re dem­nach ge­gen­über Ver­brau­chern mit 4,12% und bei Rechts­ge­schäf­ten an de­nen kein Ver­brau­cher be­tei­ligt ist mit 8,12% anzusetzen.

Dar­über hin­aus kann Scha­dens­er­satz we­gen Ver­zö­ge­rung be­rech­net wer­den.  Laut §288 Abs. 5 BGB kann vom säu­mi­gen Schuld­ner, so­lan­ge die­ser kein Ver­brau­cher ist, ei­ne Ver­zugs­pau­scha­le in Hö­he von 40 Eu­ro ver­langt werden. 

Zu­dem ha­ben Sie die Mög­lich­keit ei­nen Ver­zugs­scha­den gel­tend zu ma­chen. Die­ser liegt vor, wenn zum Bei­spiel auf Grund der aus­blei­ben­den Zah­lung ein Kon­to­kor­rent­kre­dit in An­spruch ge­nom­men wer­den muss oder An­walts­kos­ten bzw. Kos­ten durch die In­an­spruch­nah­me von In­kas­so­dienst­leis­tun­gen ent­stan­den sind.

Gerichtliches Mahnverfahren

Soll­te Ihr Ge­schäfts­part­ner den Zah­lungs­auf­for­de­run­gen wei­ter­hin nicht nach­kom­men, ha­ben Sie die Mög­lich­keit ein ge­richt­li­ches Mahn­ver­fah­ren ein­zu­lei­ten oder Kla­ge ge­gen den Schuld­ner zu er­he­ben. In die­sem Fall bie­tet es sich an ei­nen In­kas­so­ex­per­ten ins Boot zu ho­len, hier ste­hen un­se­re Expert*innen je­der­zeit für ein un­ver­bind­li­ches Be­ra­tungs­ge­spräch zur Ver­fü­gung und kön­nen ge­ge­be­nen­falls wei­te­re Maß­nah­men für Sie ein­lei­ten, nut­zen Sie ein­fach un­ser Kon­takt­for­mu­lar.

Der IHD Kre­dit­schutz­ver­ein über­nimmt nicht nur das In­kas­so für Sie son­dern bei Be­darf das ge­sam­ten Mahn­ver­fah­ren, zu­dem bie­ten wir prä­ven­ti­ve Maß­nah­men an, um Zah­lungs­aus­fäl­le im Vor­feld zu ver­mei­den und Ri­si­ken zu mi­ni­mie­ren. Un­se­re maß­ge­schnei­der­ten Kre­dit­schutz-Lö­sun­gen pas­sen sich an Ihr Un­ter­neh­men und Ih­re Be­dürf­nis­se an. Als Full-Ser­vice Fi­nanz­ma­nage­ment-Dienst­leis­ter neh­men wir uns Ih­ren in­di­vi­du­el­len An­lie­gen an und ste­hen Ih­nen je­der­zeit per­sön­lich zur Verfügung.