Nichts belastet die Liquidität eines Unternehmens wie säumige Schuldner und viele offene Forderungen. Mit einem optimal aufgestellten Mahnwesen und einem Inkasso mit Fingerspitzengefühl schützen Sie Ihre eigene Liquidität und vermeiden Forderungsausfälle.
Ein ineffizientes Forderungsmanagement ist oft der hohen Auslastung durch das Tagesgeschäft geschuldet; für Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder Inkassobeauftragungen bleibt schlichtweg keine Zeit. Doch hier wirkt sich Nachlässigkeit, gerade bei kleineren oder noch jungen Unternehmen, schnell auf die eigene Liquidität aus und gefährdet im schlimmsten Fall die Zahlungsfähigkeit.
Im Folgenden finden Sie wertvolle Tipps zum effektiven und kundenerhaltenden Vorgehen, zur richtigen Formulierung einer Mahnung, die Möglichkeit eine kostenlose und individuell anpassbare Mahnvorlage herunterzuladen und Antworten auf die Frage, wann die Beauftragung eines Inkassoexperten sinnvoll ist.
Tipps zum außergerichtlichen Mahnverfahren
Wenn es dazu kommt, dass fällige Forderungen nicht fristgerecht beglichen werden, gilt es gezielt vorzugehen, um den Zahlungseingang möglichst schnell zu verzeichnen. Dazu sollte ein effizienter und stringenter Mahnlauf aufgebaut werden:
- Halten Sie Offene Forderungen und Fristen stets im Auge
- Mahnen Sie zeitnah, nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist sollte die erste Mahnung zeitnah verschickt werden
Im kaufmännischen Bereich hat sich das Schreiben von drei Mahnungen etabliert. Allerdings empfehlen wir frühzeitig einzuschreiten und lediglich zwei Mahnungen zu verschicken.
Um weitere Maßnahmen ergreifen zu können, ist es gesetzlich nicht erforderlich eine zweite oder gar dritte Mahnung zu schreiben.
Bei der gewählten Anzahl der Mahnstufen gilt zu bedenken, dass offene Forderungen ein Risiko für die Liquidität der eigenen Firma darstellen; ein langwieriger Mahnprozess ist daher zu vermeiden.
Bereits ab Eintritt des Zahlungsverzuges besteht die Möglichkeit offene Forderungen an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Sinnvoll ist dieser Schritt jedoch vor allem, wenn der säumige Schuldner, auch nach wiederholter Aufforderung, nicht zahlt.
Eine verspätete Zahlung kann viele Gründe haben, daher sollte die erste Mahnung stets unvoreingenommen auf die Verspätung hinweisen.
Gründe für eine Zahlungsverspätung könnten sein:
- Rechnung wurde vergessen
- Rechnung durch Umzug o.Ä. nicht erhalten
- Unzufriedenheit mit Produkt/Dienstleistung
- Vorsatz (Betrugsfirma)
- Zahlungsunfähigkeit
Zur Schonung der Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich die erste Mahnung als “Zahlungserinnerung” zu deklarieren. Vor allem, wenn es sich um einen langjährigen Kontakt handelt, kann so eine angespannte Situation vermieden und eventuelle Missverständnisse ausgeräumt werden.
Grundsätzlich gibt es keinen rechtlichen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung, beides ist lediglich die Aufforderung eine offene Forderung zu begleichen.
Beim Verfassen des Mahnschreibens sind folgende Punkte zu beachten:
- Der Zahlungsverzug muss klar benannt werden
- Ein neues Zahlungsziel für den Schuldner ist festzulegen (üblich 14 Tage)
- Die Rechnungsnummer und der Bezug zur Originalrechnung (mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum) müssen aus dem Schreiben hervorgehen
Mit der ersten Mahnung wird der Schuldner in Verzug gesetzt, erst ab der zweiten Mahnung können Mahngebühren erhoben werden. Wir empfehlen in der ersten Mahnung darauf hinzuweisen, dass bei Nichtzahlung zusätzliche Mahnkosten anfallen bzw. ein Verzugsschaden geltend gemacht oder ein Inkassounternehmen, respektive ein Anwalt eingeschaltet wird. Eine gut formulierte Mahnung ist oft der Schlüssel zu einem schnellen Zahlungseingang.
Laden Sie hier eine kostenlose Mahnvorlage herunter.
Auf welchem Wege die Mahnung den Schuldner erreicht, ist rechtlich nicht festgelegt. Aus Beweisgründen sollte stets die Schriftform gewählt werden. Der postalische Weg empfiehlt sich, begleitet von einer E‑Mail mit Empfangsbestätigung – So sind Sie auf der sicheren Seite.
Die zweite bzw. letzte Mahnung sollte umgehend nach Verstreichen der, in der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung angegebenen Frist verschickt werden. Da Sie den Schuldner mit der Zahlungserinnerung in Verzug gesetzt haben, können Sie nun Verzugszinsen und Ersatz des Verzögerungsschadens verlangen.
In der zweiten Mahnung steht es Ihnen als Gläubiger frei Verzugszins zu berechnen.
In der zweiten Mahnung steht es Ihnen als Gläubiger frei Verzugszins zu berechnen. Der Zinssatz ist gesetzlich durch §288 BGB geregelt und beträgt derzeit, gegenüber Verbrauchern fünf Prozent über dem Basiszinssatz und bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung von Verbrauchern, neun Prozent über dem Basiszinssatz.
Stand März 2022 beträgt der Basiszinssatz ‑0,88%. Der Verzugszins wäre demnach gegenüber Verbrauchern mit 4,12% und bei Rechtsgeschäften an denen kein Verbraucher beteiligt ist mit 8,12% anzusetzen.
Darüber hinaus kann Schadensersatz wegen Verzögerung berechnet werden. Laut §288 Abs. 5 BGB kann vom säumigen Schuldner, solange dieser kein Verbraucher ist, eine Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro verlangt werden.
Zudem haben Sie die Möglichkeit einen Verzugsschaden geltend zu machen. Dieser liegt vor, wenn zum Beispiel auf Grund der ausbleibenden Zahlung ein Kontokorrentkredit in Anspruch genommen werden muss oder Anwaltskosten bzw. Kosten durch die Inanspruchnahme von Inkassodienstleistungen entstanden sind.
Gerichtliches Mahnverfahren
Sollte Ihr Geschäftspartner den Zahlungsaufforderungen weiterhin nicht nachkommen, haben Sie die Möglichkeit ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder Klage gegen den Schuldner zu erheben. In diesem Fall bietet es sich an einen Inkassoexperten ins Boot zu holen, hier stehen unsere Expert*innen jederzeit für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung und können gegebenenfalls weitere Maßnahmen für Sie einleiten, nutzen Sie einfach unser Kontaktformular.
Der IHD Kreditschutzverein übernimmt nicht nur das Inkasso für Sie sondern bei Bedarf das gesamten Mahnverfahren, zudem bieten wir präventive Maßnahmen an, um Zahlungsausfälle im Vorfeld zu vermeiden und Risiken zu minimieren. Unsere maßgeschneiderten Kreditschutz-Lösungen passen sich an Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse an. Als Full-Service Finanzmanagement-Dienstleister nehmen wir uns Ihren individuellen Anliegen an und stehen Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
