Ausstehende Zahlungen belasten Unternehmen oft gravierend und gefährden die eigene Liquidität. Wenn der Kunde auch nach einer oder mehreren Mahnungen nicht zahlt, lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn ich ein Inkassounternehmen beauftragen will?
Um ein Inkassounternehmen mit dem Einzug einer ausstehenden Forderung zu beauftragen, müssen einige Kriterien beachtet werden, die in der Regel bereits erfüllt sind:
- Ihre Forderung muss berechtigt sein. Das heißt, Sie haben Ihre Leistung erbracht und Ihr Kunde hat sie nicht oder nur teilweise bezahlt.
- Der Kunde muss in Zahlungsverzug sein. Das heißt zum einen, dass die Fälligkeit überschritten ist. Die Fälligkeit ergibt sich aus dem Gesetz und Ihren Vertragsbestimmungen mit dem Kunden oder Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Zum anderen ist in den meisten Fällen auch eine Mahnung erforderlich (BGB § 286 Verzug des Schuldners). Zur Wahrung der Kundenbeziehung ist es ohnehin ratsam, dass Sie oder Ihr Dienstleister eine oder mehrere Zahlungserinnerungen versenden, bevor das Inkassoverfahren eröffnet wird.
- Juristischer Beistand bei strittiger Forderung. Hat der Kunde der Forderung widersprochen, zum Beispiel weil er die Erbringung der Leistung bestreitet, so übernehmen manche Inkassounternehmen den Fall nicht, da es zu einer juristischen Auseinandersetzung kommen wird. Achten Sie darauf, dass Sie mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeiten, das auch Volljuristen beschäftigt. IHD Inkasso greift auf ein nationales und internationales Netzwerk von Rechtsanwälten zurück und kann Ihnen auch in strittigen Fällen zum Erfolg verhelfen.
- Inkassovertrag und -vollmacht. Bevor ein Inkassounternehmen für Sie tätig werden kann, muss ein Vertrag mit dem Gläubigerunternehmen geschlossen werden. Beim IHD werden Sie auf Wunsch von unseren Experten ausführlich zur Vorgehensweise und den Gebühren beraten und wir klären technische Details mit Ihnen.
Wie übergibt man Forderungen an das Inkassounternehmen?
Für die Forderungsübergabe werden verschiedene Dateiformate unterstützt. Während bis vor einigen Jahren die Beauftragung von Inkassounternehmen durchaus noch per Brief oder Fax üblich war, haben heute digitale Formate deren Stelle eingenommen.
Für unterschiedliche Einsatzzwecke sind unterschiedliche Lösungen sinnvoll, daher ist es in vielen Fällen wichtig, dass Ihr Inkassounternehmen flexibel ist und Sie individuell zum Thema Auftragsübergabe berät. IHD Inkasso nutzt die folgenden Formate und Tools, um eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten:
- IHD Online. Unser Web-Portal bietet eine komfortable Möglichkeit, Inkassoaufträge an den IHD zu übermitteln. Unstimmigkeiten und Fehler werden sofort am Bildschirm moniert und können sofort korrigiert werden, sodass es zu keinen Verzögerungen bei der Auftragserteilung kommt.
- API / Web-Schnittstelle. Unsere API IHD Connect erlaubt die Echtzeitübergabe von Inkassoaufträgen direkt aus Ihrer Anwendung.
- SAP AddOn von SOA People. Das SAP AddOn IHDsprint von SOA People erlaubt auch SAP-Unternehmen die nahtlose Übergabe von Inkassoaufträgen (und vieles mehr).
- Dateiaustausch. Exceltabellen sind eine beliebte Möglichkeit, Aufträge an den IHD zu übergeben. Aber auch andere Formate wie CSV, XML, JSON u.v.m. werden unterstützt. Der Austausch kann per E-Mail, SFTP, Clouddienste oder andere Wege erfolgen.
- Klassische Wege. In seltenen Ausnahmefällen können auch klassische Wege wie Briefpost, Fax und Telefon zur Auftragserteilung genutzt werden.
Welche Informationen werden benötigt?
Die Bearbeitung von Inkassofällen kann erheblich erleichtert werden, wenn dem Inkassounternehmen wichtige Informationen zum säumigen Kunden übermittelt werden. Außer (Firmen-)Name, Adresse, Rechnungsnummern und den dazugehörigen Beträgen werden je nach Schuldner weitere Daten benötigt. Damit Ihr Kunde die Forderung zuordnen und ihre Rechtmäßigkeit erkennen kann, sind auch weitergehende Informationen zur Forderung rechtlich notwendig und sinnvoll.
Wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, wird dieses Ihnen mitteilen, welche Informationen in Ihrem Fall und für Ihre Klientel benötigt werden.
Wichtige Daten:
- Name und Adresse
- Kundennummer (damit Sie Meldungen vom Inkassounternehmen leichter Ihrem Kunden zuordnen können)
- Rechnungsdaten: Ausstehender Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Mahndatum, Vertragsdatum
- Zahlungen (falls vor Auftragserteilung schon gezahlt wurde): Betrag, Zahlungsdatum
- Art der Forderung: Anspruchsgrund (Sie erhalten einen Anspruchsgrundlagenkatalog, aus dem Sie auswählen können)
- Höhe der Mahnkosten, falls welche angefallen sind
- Weitere Informationen, die dem Inkassounternehmen die Bearbeitung erleichtern oder Anweisungen, wie das Inkassoverfahren zu behandeln ist
Kann man ein Inkassounternehmen probeweise beauftragen? (Antwort: Ja!)
Verschiedene Inkassobüros bieten an, Ihre Dienstleistungen vorab zu testen. Auch der IHD bietet ein Probeinkasso an. Auf diese Weise können Sie unsere Dienstleistung testen und sich ein Bild machen, bevor Sie sich für eine Mitgliedschaft mit besonders attraktiven Konditionen entscheiden.
