Bürgschaft zurückholen – Wir haben uns mit Anne Dörfler, unserer kaufmännischen Expertin im Geschäftsbereich Inkasso, zusammengesetzt, um tiefgehende Einblicke in die Prozesse und Herausforderungen dieses spezifischen Feldes zu erhalten. Lesen Sie unser neuestes Interview, um direkt von unserer Expertin mehr über dieses Fachgebiet zu erfahren.
IHD: Liebe Anne, könntest Du uns bitte einen Überblick über den Bürgschaftsrückholungsprozess geben? Welche Schritte sind entscheidend?
Anne Dörfler: Nach Auftragseingang setzen wir uns zeitnah schriftlich und im weiteren Verlauf telefonisch mit dem Kunden in Verbindung. Ein entscheidender Schritt vor der Kontaktaufnahme ist die genaue Recherche der Kundendaten. Somit kann der Verbleib der Bürgschaftsurkunde gezielt geklärt werden und diese kurzfristig zurückgefordert werden.
IHD: Welche Informationen benötigen wir von den Kunden?
Anne Dörfler: Wir benötigen folgende Kontaktdaten: Name des Bürgschaftsnehmers, letzte bekannte Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (wenn vorhanden). Außerdem eine Kundennummer, die Bürgschaftsurkundennummer, den Bürgschaftsbetrag, das Fälligkeitsdatum und der Zweck der Bürgschaft, wie zum Beispiel ein Bauvorhaben oder ähnliches.
„Eine gründliche Recherche und unsere validen Daten sind das A und O„
IHD: Wie wichtig ist es, die richtigen Kundendaten zu haben, und wie gehen wir bei der Recherche vor?
Anne Dörfler: Es ist sehr wichtig, so viele Kundendaten wie möglich zu erhalten. Zu Recherchezwecken nutzen wir unter anderem unsere Auskunfteien oder auch eine Vielzahl an Informationen aus dem Internet. Je mehr Ansatzpunkte vorhanden sind (ehemalige Adressen, ursprüngliche Firmierung vor der Umfirmierung, Hausverwaltungen etc.), desto gezielter kann nach dem Verbleib der Bürgschaftsurkunde gesucht werden.
IHD: Welche Rolle spielen Rückforderungsschreiben bei der Rückholung von Bürgschaften, und wie gestalten wir diese?
Anne Dörfler: In unseren Rückforderungsschreiben wird der Sachverhalt und der Grund der Kontaktaufnahme ausführlich erläutert. Außerdem enthält das Schreiben Informationen (Bürgschaftsurkundennummer, Bauvorhaben und Kundennummer), mit denen der Verbleib der Bürgschaftsurkunde nachvollzogen werden kann.
UNSER WORKFLOW FÜR DIE
Bürgschaft und Bürgschaftsrückholung
IHD: Wie verläuft die Kommunikation mit den Kunden, und welche Ziele verfolgen wir dabei?
Anne Dörfler: Die Kommunikation erfolgt aus den o.g. Gründen vorerst schriftlich. Im fortgeschrittenen Verlauf der Bearbeitung wird außerdem per E-Mail oder auch telefonisch Kontakt aufgenommen. Gerade per E-Mail oder Telefon lassen sich Fragen kurzfristig und auf kurzem Weg klären.
„Die Dokumentation unserer Bemühungen dient unserem Auftraggeber als Nachweis“
IHD: Warum ist die Dokumentation unserer Bemühungen so entscheidend?
Anne Dörfler: Die Dokumentation unserer Bemühungen dient unserem Auftraggeber als Nachweis dafür, dass das herausgebende Kreditinstitut keine Kosten und Mühen gescheut hat, die Bürgschaftsurkunde im Original zurückzuerhalten. Außerdem wird damit nachgewiesen, dass keine Rechte und Pflichten mehr aus der ursprünglich herausgegebenen Bürgschaft resultieren, sollte die Bürgschaftsurkunde einmal nicht auffindbar sein.
IHD: Wie arbeiten wir eng mit unseren Auftraggebern zusammen, um den Erfolg sicherzustellen?
Anne Dörfler: Als personalisierte Ansprechpartnerin stehe ich zur Verfügung. Selbstverständlich kann jederzeit ein Bearbeitungsstand erfragt werden bzw. Wünsche zur Bearbeitungsweise werden umgehend berücksichtigt.
„Bei der Bürgschaftsrückforderung ist jeder Vorgang individuell und jeder Vorgang wurde bisher zum Abschluss gebracht“
IHD: Welche Herausforderungen begegnen uns in der Bürgschaftsrückholung und wie gehen wir damit um?
Anne Dörfler: Bei der Bürgschaftsrückforderung ist jeder Vorgang individuell. Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in diesem Bereich konnte bisher jeder Vorgang, nach kurzer oder auch längerer Bearbeitungszeit, zum Abschluss gebracht werden.
IHD: Welche Entwicklungen siehst du für die Bürgschaftsrückholung in der Zukunft und wie bereitet sich der IHD darauf vor?
Anne Dörfler: Der Bereich der Bürgschaftsrückholungen wird auch in Zukunft eine individuelle und kreative Bearbeitungsweise erfordern. Gerade die Recherchemöglichkeiten im World Wide Web sind nahezu unbegrenzt und werden in Zukunft sicher immer mehr an Bedeutung gewinnen.
IHD: Vielen Dank, Anne, für die spannenden Einblicke in die Welt der Bürgschaft und Bürgschaftsrückholung. Es ist klar, dass diese Arbeit sowohl eine Herausforderung als auch eine Gelegenheit ist, unseren Kunden zu helfen.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
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